Margarete
Envíe una respuesta a una carta de queja con prontitud. Retraso en la respuesta a una queja. Una respuesta rápida hace que el cliente sienta que la empresa es considerada con sus intereses y está ansiosa por resolver la queja. A veces, puede ser necesaria una investigación antes de realizar un ajuste. Incluso entonces, la queja debe ser reconocida de inmediato con la promesa de un ajuste a seguir lo antes posible.
Analizar la denuncia cuando se reciba. Deberíamos ver si la denuncia es correcta y está justificada o no. Si la queja no es razonable, debemos señalarlo de manera cortés y agradable. Si la queja es genuina, debemos admitirla de inmediato. Debemos tomar medidas de inmediato para hacer que Dios sea la pérdida o el daño incurrido. No deberíamos intentar llegar a un compromiso. Agradezca al cliente, exprese su pesar y prometa arreglar las cosas.
Toma cada solicitud en serio. La carta debe expresar la sinceridad del escritor. Incluso el reclamo más pequeño es muy importante para el cliente. Lo que a la empresa le puede parecer una nimiedad, puede tener una importancia enorme para el cliente. Haga todo lo posible para satisfacer al cliente en la medida de lo posible a la luz de la justicia tanto para el cliente como para la empresa.
Si encuentra que la queja requiere una investigación en el lugar debido a su supuesta calidad inferior o por otras razones similares, envíe a su técnico o vendedor experimentado de inmediato para que la atienda personalmente e investigue la razón. Si se descubre que el producto se ha utilizado incorrectamente, se puede notificar al cliente.