¿Qué es la guía de verificación de planificación de eventos?

Cada organizador de eventos que merece al menos cierto respeto se da cuenta de que una agenda de planificación de eventos de Luxury Events and Entertainment es quizás el instrumento más importante en la planificación de un evento fructífero. Es el único aparato de planificación de eventos que te reconforta cuando te despiertas en medio de la noche con un sudor de pánico, convencido de que has pasado por alto un detalle esencial en la planificación de tu próximo evento. Con una agenda de planificación de eventos de gran alcance cerca, puede abordar su evento con certeza, sabiendo que no ha ignorado nada.

Imagine un escenario en el que se ve a sí mismo como súper compuesto y, a partir de ahora, utiliza una agenda al planificar un evento, pero ha experimentado circunstancias en las que entendió (más allá del punto de no retorno) que descuidó vigilar algunos detalles esenciales. ¿Dónde saliste mal?

Cada evento requiere una agenda de planificación de eventos de Luxury Events and Entertainment compuesta en vista de ese evento específico y adaptada a las determinaciones individuales del evento. Así que cada agenda de planificación de eventos es extraordinaria. No obstante, hay cinco cosas que debe tener en su agenda de planificación de eventos, en cualquier caso, en caso de que esté planeando una pequeña fiesta de cumpleaños o una gran capacidad corporativa.

Firmar contratos de eventos

Esto puede parecer obvio, pero asegúrese de firmar y, en consecuencia, obtener duplicados marcados, la mayoría de los acuerdos que requiere para su evento. Esto incorpora contratos de eventos con el cliente, escenario, comerciantes, alojamiento, desvío, etc. Un apretón de manos firme es un enfoque agradable para el negocio directo, sin embargo, no es el mejor enfoque para asegurar la contratación de ningún vendedor y no es el mejor enfoque para concentrarse en trabajar para un cliente.

Obtenga todo en la composición y no haga ningún trabajo o gaste un centavo en la planificación de su evento hasta el momento en que la suma total del material impreso haya sido marcado y transmitido. En caso de que sea un organizador de eventos que necesite un contrato de evento para la administración de su evento, haga clic aquí.

Confirme la fecha y hora del evento

Estás de rodillas en algún lugar de las etapas de planificación de este evento.

¿Cómo podría alguien potencialmente sacar la fecha de la base? Con frecuencia, los comerciantes tienen diferentes negocios. Los clientes pueden dar su consentimiento para una fecha y hora para el evento y después de eso simplemente descuidan informarle sobre el ajuste en los planes. Antes de comenzar a planificar su evento, verifique dos veces la fecha y la hora de inicio y finalización y consígalas en la composición para que todos estén de acuerdo.

Ayuda adicional de contrato

Trate de no pensar poco en el beneficio de tener ayuda adicional a la llegada de su evento. Continuamente hay algo a lo que tienden los requisitos y la mayoría de los organizadores de eventos están ahora excesivamente ocupados ejecutando el evento, lo que hace que sea imposible comprometer su consideración con respecto a las circunstancias que surgen. La contratación de ayuda adicional es un avance esencial que se descuida la mayor parte del tiempo hasta el punto de que quizás haya pasado el punto en el que es posible conseguir el mejor personal de eventos para la tarea actual. Trate de no cumplir con los mensajes para el bloc de notas con respecto a la contratación del personal del evento. Incluya esto en la agenda de su evento y asegure al personal mejor preparado con la experiencia que necesita que se ajuste a su plan de gastos de eventos.

Dirigir un recorrido del sitio

Nada piensa en imaginar algo en tu mente como encontrarlo directamente. Dar un paseo por el sitio del evento con su cliente y comerciantes es un avance básico en el proceso de planificación de eventos.

Muestra la oportunidad de plantear problemas, abordar inquietudes y llegar a un acuerdo sobre la configuración de la sala, el diseño estilístico, la situación del alistamiento y el flujo general del evento. De forma intermitente, a pesar de que pensamos que estamos transmitiendo claramente, nuestra visión de algo es evidente, una diferencia clara con respecto a lo que otra persona está imaginando en vista de nuestra descripción. Salga a dar un paseo por el espacio físico en medio de las etapas de planificación para que no haya bolas curvas el día del evento.

Incorporar recordatorios para el seguimiento

En el mundo perfecto, asesorar a alguien una vez sería suficiente para garantizar que la actividad se complete. Lamentablemente, el mundo laboral genuino no funciona por ese camino o, al menos, no en el tema de la planificación de eventos. Con una cantidad tan grande de puntos de interés para supervisar y numerosos jugadores requeridos en diferentes fases del evento, es simple perder un comentario.

En este sentido, cuando desarrolle su agenda de planificación de eventos para mantener la compostura y el plan, incorpore actualizaciones para ciertas reuniones posteriores. Por ejemplo, en el caso de que haya hablado con el proveedor de alimentos sobre los pensamientos del menú, incorpore algo en su agenda de planificación de eventos que lea detenidamente, "Póngase al día con el cocinero en el menú propuesto" y "Degustación de horarios con el proveedor de alimentos". En la planificación de eventos, no existe nada parecido a afirmar algo con demasiada frecuencia.

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Diez pasos para comenzar con la planificación de eventos

1. Desarrollar metas y objetivos del evento. El primer paso es establecer una meta y unos objetivos tangibles. ...
2. Organiza un equipo. ...
3. Pon una fecha. ...
4. Marca tu evento. ...
5. Crear un plan maestro: ...
6. Determinar los procesos administrativos. ...
7. Identificar y establecer asociaciones y patrocinadores. ...
8. Crea un plan de publicidad.