¿Qué debería ser el control interno sobre el pago en efectivo?

El efectivo se puede clasificar como una forma de activo líquido y se puede transferir fácilmente y no está totalmente identificado por un término único. Es una buena idea tener controles estrictos para los procedimientos de efectivo a nivel interno, ya que esto protegerá a la persona que recibe el dinero y también a la persona que paga el dinero. Al igual que con todos los demás procedimientos internos que existen, es muy importante que los controles estén detallados por escrito para que todos estén al tanto de los procedimientos que existen. 
Todos los pagos en efectivo deben identificarse por escrito tan pronto como se reciba el dinero. Es importante que se escriban dos copias del recibo y una de estas se le entregue a la persona que paga el dinero y la persona que recibe el dinero debe quedarse con la otra copia. El formato aceptable que se puede utilizar para los recibos de copia doble incluye impresiones de una caja registradora, copias escritas y también recibos que se generan en la computadora. Los recibos que se escriben a mano o se generan en la computadora deben detallar el valor del efectivo que se ha recibido, el nombre de la persona que lo paga, la fecha de recepción, para qué es el pago, el número de cuenta y el nombre en la cuenta y también el persona que recibe el dinero.  
Si se recibe alguna cantidad en efectivo por correo, se debe preparar un recibo y enviarlo a la persona que ha realizado el pago y la empresa debe conservar una copia. Es una buena idea tener dos personas presentes cuando se abre el correo, ya que esto protege a la persona que lo está tratando. Es importante que, en la medida de lo posible, el acceso al efectivo se limite a unas pocas personas o, mejor aún, a una sola persona. Esto significa que son responsables del dinero.

Hay muchas posibilidades de malversación de efectivo si no existe un sistema bien organizado de control interno en funcionamiento. Existen diferentes sugerencias de verificación interna en lo que respecta a los pagos en efectivo. Pagos con cheque, emisión de cheques cruzados, talonario de cheques no utilizado, autorización adecuada, registro en el libro de caja, acuerdo adecuado de los comprobantes, etc. son la sugerencia para el cheque interno. Todos los pagos en la medida de lo posible, excepto la caja chica, deben hacerse mediante cheques. Los cheques deben cruzarse antes de su envío. Los talonarios de cheques no utilizados deben ser guardados bajo custodia y llave por un funcionario responsable para que no puedan ser usados ​​falsificando la firma de los oficiales.

Antes de que se emita un cheque, debe presentarse junto con la cuenta del beneficiario a un funcionario responsable para su firma. El cajero no debe sancionar los pagos de carácter especial. Los directores deberían hacerlo. Se debe ejercer un control interno sobre la preparación de las hojas de sueldos para evitar el fraude y la manipulación. Tan pronto como se realice el pago, debe registrarse en el libro de caja. Todos los comprobantes de pago deben archivarse y ordenarse por orden de ocurrencia para facilitar la posterior verificación por parte de los auditores.

Se han tomado varias medidas para incrementar el control interno sobre el efectivo. El primer elemento es la separación de funciones. De acuerdo con este elemento de control, ninguna persona debería tener un conjunto de deberes que le ayuden a apropiarse indebidamente de los activos de la empresa. En segundo lugar, para la transferencia de activos físicos se debe requerir la debida autorización. En tercer lugar, los deberes y responsabilidades de los empleados deben definirse y comunicarse claramente. Se requiere documentación para todas las transacciones realizadas. Las empresas deben tener políticas para asegurar el efectivo y la conciliación bancaria es muy necesaria. Además, para determinar el control interno sobre el efectivo de una empresa, se deben calcular ratios como el índice de liquidez, el índice de solvencia y el capital de trabajo.

Un sistema de contabilidad sistemático, con monitoreo de todas las transacciones en efectivo, como entradas y salidas, autenticaciones y niveles de aprobación, todo en su lugar.