Al igual que con cualquier carta formal, el diseño de una solicitud de extensión de licencia debe verse profesional. Esto incluirá:
- El nombre del solicitante y la información de contacto en la parte superior derecha de la página
- Fecha a la derecha, debajo de la anterior
- Nombre de contacto de la persona relevante en la empresa a la izquierda
- Dirección de la empresa debajo de la anterior, seguida de algunas líneas en blanco
- Asunto: Solicitud de extensión de licencia por 10 días
- Cuerpo principal del texto después de otra línea en blanco
Después de dirigirse a la persona a quien va dirigida la carta, como 'Estimado Sr. Xxxxx' o 'Estimada Sra. Xxxx', por ejemplo, se debe indicar la solicitud de extensión de la licencia y el período requerido de la extensión. Esto podría hacerse de manera similar a esto:
'Solicité recientemente y se me otorgaron (ingrese la cantidad de días) días de licencia para, o para, (indicar el motivo de la licencia otorgada originalmente). Desafortunadamente, ahora es necesario que solicite una extensión de esta licencia antes de (indique el número de días requeridos) porque (indique la razón específica por la que se requiere una licencia extendida).
Luego, se podría usar un párrafo adicional para disculparse por las molestias, etc., y una promesa de compensar el tiempo perdido al regresar. A continuación, debe presentarse una solicitud de confirmación de la licencia prolongada. Finalmente, la carta debe estar firmada.
Sobre todo, es importante ser específico y honesto sobre el motivo de la solicitud. Si la solicitud es concedida y luego resulta que el motivo no era válido, podría derivar en acciones disciplinarias o, en algunos casos particularmente graves, incluso en el despido.
Por tanto, el solicitante debe estar seguro de que una prórroga de la licencia es realmente necesaria y de una importancia lo suficientemente significativa como para justificar una prórroga. Se pueden encontrar
ejemplos que dan una idea de una carta de este tipo en
Letters and
Docstoc..