El proceso contable básico es una característica financiera común de administrar o ayudar a administrar cualquier negocio. Al inicio del proceso hay una transacción y al final los libros se "cierran". El proceso contable básico incluye:
- Analizar y clasificar la transacción
- Preparando el balance de prueba
- Preparación de estados financieros
- Preparar y revertir asientos de diario
Para analizar y clasificar la transacción se debe preparar el documento fuente. Puede ser una factura o una orden de compra. La transacción debe cuantificarse en términos monetarios (es decir, en la moneda que necesita) y deben identificarse todas las cuentas afectadas. Todas las transacciones deben determinarse como crédito o débito y deben estar en orden cronológico.
La preparación del balance de prueba implica asegurarse de que los créditos estén equilibrados con los débitos. Los débitos deben estar en la columna de la izquierda y los créditos deben estar en la derecha. Es importante buscar errores. Esto puede incluir publicar la cantidad incorrecta, omitir una publicación, publicar en la columna incorrecta o crear varias publicaciones. Se necesitan cantidades acumuladas, diferidas y estimadas para preparar las entradas de ajuste. Luego, los asientos de ajuste deben registrarse en las cuentas del libro mayor.
La preparación del estado financiero implica el estado de resultados, el balance general, el estado de ganancias acumuladas y el estado de flujo de efectivo. A continuación, se preparan las entradas del diario de cierre. Esto incluye ingresos, gastos, ganancias y pérdidas. Las cuentas de dividendos o retiros están cerradas al capital. Luego, los asientos de cierre se contabilizan en la cuenta contable.
Preparar y revertir los asientos del diario es opcional. Por lo general, esto se hace cuando se ha producido una acumulación o un aplazamiento. Los estados financieros se pueden preparar antes o después del cierre de las entradas. Esto se puede hacer utilizando una cuenta de resumen de ingresos temporal para recopilar los saldos de la cuenta del libro mayor temporal.