Una carta comercial en la que se solicita una reunión suele ser bastante formal y debe contener toda la información necesaria para que la persona solicitada asista a la reunión sin que tenga que ponerse en contacto con usted para obtener más información.
Obviamente, esta carta debe tener toda la información básica incluida, pero también debe incluir notas adicionales sobre la reunión o cualquier cosa que los asistentes deban tener en cuenta antes de asistir a la reunión.
Algunos puntos principales a incluir son;
- Dónde y cuándo se lleva a cabo la reunión. Esto también debe incluir notas sobre cómo llegar a la reunión si cree que todos los invitados no conocen bien la ubicación.
- Quién está invitado a asistir. De esta manera, si alguien siente que falta alguien más o si cree que sería mejor que alguien más discuta uno de los asuntos programados, puede pasar la invitación o informar al organizador que también se debe invitar a otra persona.
- Si hay un motivo principal para la reunión, se debe señalar y explicar antes del horario del día.
- Un horario; qué puntos discutirá y en qué orden. Esto permitirá que los asistentes que sientan que necesitan obtener más información sobre un tema o escribir una propuesta para cualquier tema del programa lo sabrán de antemano y podrán prepararse para la reunión.
- Cualquier artículo que los asistentes necesiten traer. Pueden ser notas de reuniones anteriores o cualquier investigación que hayan realizado sobre el tema de la reunión. Esto puede ser importante para el tema de la reunión y debe resumirlo en la carta.
Si es una reunión larga o si es probable que se prolongue por un tiempo. Debe informar a los asistentes si necesitan acompañar alimentos y refrigerios o si se les proporcionarán.