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No tenemos una regla estricta y rápida para distinguir los gastos de capital de los gastos de ingresos porque, el mismo elemento de gasto puede tratarse como capital, ingreso o ingreso diferido dependiendo de las circunstancias, por ejemplo, para un distribuidor de maquinaria, la compra de maquinaria es un gasto de ingresos, mientras que la maquinaria comprada para fabricar bienes es un gasto de capital. De la misma manera, el salario es generalmente un gasto de ingresos, pero el salario pagado por la instalación y montaje de maquinaria es un gasto de capital. Se siguen los siguientes principios para distinguir entre gastos de capital y gastos de ingresos.
Cualquier gasto que beneficie a la empresa durante varios años contables se considera un gasto de capital; mientras que cualquier gasto en el que se incurre una y otra vez es un gasto de ingresos. Todo gasto en el que no se incurre repetida y regularmente es un gasto de capital, mientras que cualquier gasto en el que se incurre una y otra vez es un gasto de ingresos.
Cualquier gasto incurrido para mejorar la empresa o aumentar la capacidad de generar ganancias de la empresa es un gasto de capital. Por otro lado, los gastos incurridos para mantener en marcha las actividades de una empresa son gastos de ingresos. Los gastos incurridos después de comprar activos de segunda mano para ponerlos en funcionamiento adecuado son gastos de capital.
Los gastos incurridos en la compra e instalación de un nuevo activo se consideran gastos de capital.