Hay una serie de documentos que se utilizan en un departamento de tiendas. Los más importantes son:
Este formulario es un documento que muestra los materiales que se requieren para completar trabajos específicos. Los materiales deben ser monitoreados y reordenados cuando los niveles bajen. Este formulario se envía al departamento de compras y es efectivamente una orden de compra interna.
Una orden de compra la prepara el departamento de compras, pero tiene su origen en el departamento de tiendas. Esto muestra los materiales que la empresa está solicitando e incluye el volumen de materiales, así como los detalles de entrega esperados y el valor de los materiales que se están solicitando.
La nota de mercancías recibidas es el documento que muestra los materiales que se han recibido del proveedor. Esto es vital, ya que compara el stock solicitado con el stock recibido.
El departamento de tiendas utiliza la nota de inspección, una vez recibida la mercancía. Se inspecciona la calidad de la mercancía y se registra en esta nota cualquier mercancía defectuosa o que no pueda utilizarse. Luego, la nota se pasa al departamento de cuentas para que puedan solicitar una nota de crédito por los productos defectuosos.
- Nota de devolución de material
La nota de devolución de materiales es el documento que muestra los materiales que deben ser devueltos, por estar defectuosos o no poder ser utilizados. Este documento pasa del departamento de producción al departamento de tiendas.
El libro mayor de tiendas es el documento que muestra los materiales que se han recibido y también incluye los artículos pendientes de un pedido, junto con los costos de los materiales.