Un gran número de grandes organizaciones en todo el mundo han adoptado bases de datos informatizadas en lugar de sistemas basados en papel. Esto sugiere que las ventajas de las bases de datos informatizadas son numerosas y los beneficios considerables.
Las ventajas específicas incluyen:
- Capacidad de almacenamiento de datos superior
- Recuperación de datos más rápida, especialmente cuando se busca por campos secundarios como la dirección
- El análisis de datos es mucho más rápido: los informes se pueden generar automáticamente
- La clasificación de datos por parámetros específicos (por ejemplo, fecha de nacimiento) es mucho más rápida
- La modificación de datos es mucho más fácil: no es necesario utilizar líquido corrector ni volver a escribir las tarjetas de registro.
- Si se configura correctamente, hay menos posibilidades de pérdida de datos, lo que lleva al fin de las tarjetas mal archivadas
- Seguridad más fácil de administrar: las bases de datos computarizadas pueden emplear fácilmente una variedad de privilegios de acceso para diferentes usuarios
- Redundancia de datos: es fácil conservar más de una copia de los datos en caso de desastre.
Sin embargo, debe tener en cuenta que las bases de datos manuales también tienen sus ventajas:
- No requieren electricidad
- Un sistema manual no sufrirá fallas catastróficas; es posible que pierda algunos registros, pero el resto del sistema seguirá funcionando.
- No requieren soporte técnico especializado para configurar y mantener
- Por lo general, son más fáciles de aprender a usar y normalmente simplemente se ordenan alfabéticamente.
- Suponiendo que su sitio de almacenamiento sea seguro, entonces sabrá que sus datos también lo están, porque no hay forma de que se acceda a esos datos de manera externa. Los sistemas informáticos pueden verse comprometidos desde el exterior, por ejemplo, por piratas informáticos.
- A veces, las copias impresas deben conservarse por una razón u otra, tal vez porque hay diagramas o dibujos involucrados. Sin embargo, también vemos cada vez más la informatización de estos registros, a medida que mejoran la tecnología de escaneo y las herramientas de software profesionales.