Los sistemas de información basados en computadora tienen muchas ventajas, las más notables son las siguientes:
- La velocidad superior con la que se puede acceder a los datos
- La confidencialidad adicional que brindan técnicas como el cifrado
- Redundancia de datos
- La reducción del espacio necesario para almacenar información.
Velocidades de acceso
Un sistema basado en computadora puede clasificar, almacenar y recuperar datos mucho más rápidamente. Las potentes herramientas permiten consultar los datos rápidamente, lo que facilita la búsqueda de personas mediante identificadores no primarios, como la dirección o el número de teléfono, por ejemplo.
Confidencialidad Los
archivos dentro de un sistema de información basado en computadora se pueden proteger con contraseña y cifrar, de modo que solo los usuarios autorizados puedan acceder a los datos. Los sistemas de información manuales se basan en cerraduras y llaves físicas para controlar el acceso.
Dentro de un sistema manual, es difícil monitorear y auditar a quienes tienen acceso a los datos. Tampoco permite la separación de privilegios que puede proporcionar un sistema informático, por ejemplo, al permitir que algunos usuarios lean y escriban datos, mientras que evita que otros realicen modificaciones.
Seguimiento de auditoría
Es casi imposible realizar un seguimiento de los cambios y adiciones a un sistema manual sin un papeleo aún más voluminoso y capas de administración para supervisar este mantenimiento de registros adicional. Los sistemas informáticos pueden registrar qué usuario accedió a qué datos, en qué momento, así como las modificaciones que se realizaron.
Espacio necesario y disponibilidad de datos
Los archivadores son voluminosos e incluso un sistema modesto podría expandirse fácilmente para llenar una habitación. Mientras que los sistemas informáticos clasifican los datos automáticamente, los sistemas manuales requieren un mantenimiento continuo para mantener su integridad; de lo contrario, el sistema puede romperse en pedazos muy rápidamente.
Además, en un sistema manual, los datos almacenados en una ubicación no están disponibles instantáneamente en ningún otro lugar. Se deberá realizar una llamada telefónica al almacén de datos para solicitar la información, y luego será necesario ubicar los archivos relevantes y enviar una copia por fax.
Redundancia
Los datos informáticos son fáciles de copiar y, por lo tanto, se pueden mantener copias de seguridad. Un sistema manual contiene solo una copia de cada dato, a menos que se siga una costosa rutina de duplicación.
Las copias de seguridad también se pueden mantener fuera del sitio, para mitigar el riesgo de que la destrucción del almacén de datos principal pueda resultar en una pérdida total de datos.