¿Cuáles son las responsabilidades de un secretario de oficina general?

Un empleado de oficina general tiene muchas responsabilidades en la oficina. Mecanografia cartas y otra correspondencia, envía cartas y recibe y distribuye el correo entrante. Puede contestar un teléfono multilínea y enrutar las llamadas telefónicas a las personas adecuadas. El empleado de oficina general también puede hacer copias, enviar faxes, enviar y recibir envíos de UPS y Fed Ex. Puede saludar a los clientes y visitantes y concertar reuniones y citas para varias personas de la empresa. El empleado de oficina también puede estar a cargo de ordenar todos los suministros de oficina necesarios y solicitados y puede programar y organizar el mantenimiento y las revisiones de todo el equipo de oficina. Entonces, en general, hay varias cosas que haría un empleado de oficina general. Sería una buena idea consultar con la empresa para ver si existen deberes específicos,pero la lista anterior son responsabilidades generales del asistente de oficina general.

Un empleado de oficina es una persona que trabaja en una organización y maneja todas las cuentas, la contabilidad y la correspondencia de la empresa. Está a cargo de los estados financieros y registros de la empresa. Tiene que anotar todos los gastos e ingresos diarios de la empresa y hacer un recuento del balance al final del año. Está principalmente involucrado con el papeleo de la oficina. Si una empresa no tiene secretaria, el empleado de oficina se encarga de que la empresa fluya sin problemas a diario. Tiene que pedir los suministros regulares, como papelería. Tiene que hacer llamadas por motivos de empresa. Toda la correspondencia de la empresa es manejada por el secretario.

Contesta teléfonos, toma mensajes, dirige llamadas telefónicas a la persona adecuada,
archiva, escribe en la computadora, haz copias, usa la máquina de fax, usa la máquina sumadora,
usa MIcrosoft Office, Word, Excel, Outlook Express (correo electrónico) y Powerpoint.
Ayudar a los gerentes y otros empleados con diversas tareas de oficina.

Las siguientes son las responsabilidades de un secretario:

- Administrar los registros oficiales de la corte para todos los casos judiciales.

- Elaborar el registro histórico permanente de la Corte.

- Responsable de realizar la ceremonia de matrimonio

- Procesar solicitudes de matrimonio

- Emitir licencias de matrimonio

- Preparar certificaciones notariales

- Registrar agentes de facturación

- Procesar solicitudes de licencia para ventas de socorro.

- Procesar y emitir documentos para casos judiciales como citaciones, citaciones, etc.

- Recoger, distribuir y conciliar dinero relacionado con casos judiciales.

Deberes de los secretarios de oficinas generales

Los empleados de oficina general suelen hacer lo siguiente:

• Responder y transferir llamadas telefónicas o recibir mensajes.
  
• Clasifique y entregue el correo entrante y envíe el correo saliente
  
• Programe citas y reciba clientes o visitantes
  
• Brindar información general al personal, los clientes o el público.
  
• Escriba, formatee o edite notas de rutina u otros informes
  
• Copiar, archivar y actualizar documentos impresos y electrónicos
  
• Preparar y procesar facturas y otros documentos de oficina.
  
• Recopilar información y realizar la entrada de datos
  

En lugar de realizar una sola tarea especializada, los empleados de oficina generales tienen responsabilidades que a menudo cambian a diario con las necesidades actuales del empleador.