Camilla
Las cartas comerciales aseguran, promueven y mantienen negocios sin complicaciones; Las cartas comerciales nos sirven de referencia para el futuro. Toda organización debería tener que clasificar su correo saliente y entrante y archivarlos clasificados sobre la base de su tema en una secuencia cronológica. Las cartas comerciales sirven para mantener la información correcta de la organización en la percepción del receptor. Las cartas comerciales establecen y mantienen contactos en un área amplia que realmente amplía el alcance y la extensión de los negocios. Las cartas comerciales se pueden utilizar como documentos legales en disputas. Todas las cartas comerciales promueven la buena voluntad y realzan el prestigio y la imagen de la organización.
Podemos enumerar las funciones de una carta comercial así:
(a) Funciones promocionales: Las organizaciones empresariales deben crecer y expandirse, mejorando la calidad de sus productos, produciendo nuevos productos y brindando mejores servicios. Los clientes deben estar informados a través de cartas de estos desarrollos. Las organizaciones empresariales deben expandir su mercado aprovechando nuevas áreas. La expansión general es posible solo si la organización mantiene bien informadas a todas las personas interesadas a través de cartas que promuevan las ventas y el servicio.
(b) Funciones informativas: las cartas comerciales proporcionan datos valiosos sobre políticas, transacciones y todas las demás actividades anteriores de la organización. Los negocios modernos no pueden depender de la memoria como antaño. Las cartas son referencias listas si están disponibles. Se pueden desarrollar nuevas políticas estudiando las anteriores. No solo es esencial mantener una buena correspondencia, sino también más esencial que estén disponibles en los archivos.
(c) Funciones legales: Las cartas comerciales pueden proporcionar evidencia en disputas legales, si las hubiera, que ocurran en una transacción. Son útiles como documentos legales en cotizaciones y ofertas.
(d) Funciones de buena voluntad: las cartas comerciales promueven la buena voluntad entre las partes que realizan transacciones comerciales. Construyen una buena relación entre las partes en una transacción comercial.
Todas estas funciones de una carta comercial promueven las ventas y mejoran la imagen de la firma. Por lo tanto, cada carta comercial es una carta de ventas si cumple los objetivos establecidos o implícitos.