¿Cuáles son las desventajas de Microsoft Office Access?

Como ocurre con la mayoría de los productos; Microsoft Office Access ha estado sujeto a un conflicto de opiniones desde su lanzamiento. Algunos sienten que no está a la altura del desafío del uso comercial, mientras que otras empresas lo usan para todas sus funciones requeridas sin ningún problema. La mayoría de los problemas parecen surgir cuando las empresas más grandes intentan utilizar MS Office en lugar de un producto diseñado específicamente para uso comercial. 

Access ha sido diseñado para ser utilizado más como una base de datos personal que para uso corporativo. Se pueden admitir varios usuarios en un grupo de trabajo, sin embargo, el número total de usuarios (generalmente alrededor de 50 o más simultáneamente) es pequeño. Eso significa que Access es más útil para departamentos individuales o PYMES (sectores de pequeñas y medianas empresas). Access también tiene dificultades para manejar bases de datos de más de 2 GB de tamaño, aunque solo para estar seguro, se debe limitar el uso a aproximadamente 1 GB.

A medida que aumenta el tamaño, el rendimiento se vuelve lento e incluso puede llegar al punto de no responder. El uso de datos multimedia, incluso fotografías de cámaras digitales, puede agotar este espacio limitado muy rápidamente. Hasta la versión 2007 de Access, la forma en que se almacenaban las imágenes y otros archivos adjuntos en las bases de datos de Access provocaba una ralentización del rendimiento. Aunque el campo de archivos adjuntos en Access 2007 se encarga de eso, el espacio total de 2GB podría limitarlo muy rápidamente. Muchos indican que SQL Server es una base de datos más real, ya que compite con bases de datos de nivel empresarial como Oracle.

Otra dificultad señalada por muchos es cómo publicar cualquier cosa que no sean archivos estáticos es un problema con Access. Se necesita bastante trabajo para que el acceso a los datos sea interactivo. Puede usar Sharepoint, pero eso representa una inversión significativamente grande. Muchos creen que SQL en MS Access no es tan robusto como otras bases de datos. Existe una creencia muy generalizada de que Access está orientado a los desarrolladores más que a los usuarios finales. Esta opinión ha cambiado ligeramente con la introducción de Access 2007, pero sigue estando ahí en gran medida.

Esto no quiere decir que MS Access no tenga sus aspectos positivos y para muchos usuarios no tenga fallas notables. En las desventajas anteriores, notará que surgen problemas cuando las empresas más grandes utilizan MS Access. Para uso doméstico o para pequeñas empresas, Access tiene muchas ventajas; más notablemente, su familiaridad con la mayoría de los usuarios. Es un sistema perfectamente bueno cuando se usa de la manera prevista.

Microsoft Access es útil para departamentos individuales o sectores de pequeñas y medianas empresas. Cualquier sector cuyo uso supere los 2 GB chocará contra una pared y descubrirá limitaciones.

Lenguaje de consulta de estructura (SQL): SQL para MS Access no es tan sólido como MS SQL Server u Oracle, por nombrar solo algunos.

Un archivo: toda la información de su base de datos se guarda en un archivo. Esto limita las opciones y cómo elige utilizar los datos; ralentizar informes, consultas y formularios. Su rendimiento se vuelve lento a medida que el usuario escala el tamaño de los datos. Los datos multimedia pueden agotar rápidamente el espacio limitado de MS Access.

Realmente confuso y complicado crear primero una base de datos, pero después de eso es bastante sencillo hacer lo que quieras con ella. También carece de la cantidad de datos que el software puede manejar, hasta 1GB y agregar imágenes ocupa mucho espacio.

• Caro
• No es tan poderoso como Excel en términos de funciones matemáticas
• El tamaño de los archivos aumenta drásticamente si se incluyen gráficos
• Más complejidad

Microsoft Access es más fácil que SQL, pero no es seguro. Hoy en día, si alguien está buscando una forma segura para la gestión de bases de datos, todos optan por sql, no por Access.