En términos generales, hay cuatro pasos o fases que tienen lugar en la contabilidad. Estos son:
• Identificación y registro
• Ordenación y clasificación
• Resumen y presentación
• Interpretación
En la primera etapa, el contador necesitará acceso a todos los registros financieros y el papeleo de la empresa o individuo. Esto puede incluir recibos, facturas y comprobantes. A partir de estos artículos, el contador puede crear un registro que contenga todas las transacciones financieras de la empresa o individuo.
A partir de este registro, el contador puede hacerse una idea de cuánto dinero se está gastando y ganando. Un contador no está autorizado a crear y registrar transacciones que no hayan ocurrido. Además, un contador no debe omitir la eliminación de registros del registro. En su lugar, deberían hacer enmiendas a los registros en el registro, junto con la razón por la que se necesitaba la enmienda.
En la segunda etapa, todas las transacciones del registro deben clasificarse y categorizarse en diferentes grupos. En primer lugar, como se indicó anteriormente, el contador debe identificar si cada transacción representa ingresos o gastos.
Después de que se haya identificado esto, la cuenta debe vincular la transacción con el campo apropiado dentro del negocio o la vida del individuo. Por ejemplo, dentro de la categoría de gastos, puede tener grupos para gastos como viajes, marketing y producción.
En la tercera etapa, el contador debe comunicar un resumen de las cifras que ha encontrado y cómo las encontró. Se pueden utilizar programas informáticos para crear textos como gráficos, tablas, hojas de cálculo y facturas, además de tener la información claramente presentada en un artículo escrito.
La etapa final requiere que la cuenta trabaje en estrecha colaboración con la empresa o el individuo para hacerlos más eficientes y aumentar sus ganancias. Por ejemplo, puede haber áreas particulares de gasto que la cuenta considera que son demasiado altas y deben reducirse. Luego, trabajarán con la empresa o el individuo para idear métodos y procesos para reducir estas áreas de gasto.
Las cuatro fases de la contabilidad son las siguientes:
El registro es la primera fase de la contabilidad en la que se registra toda la información monetaria con el fin de hacer un registro que se puede utilizar para diversas necesidades. Los registros contables se utilizan para impuestos, presupuestos, informes y planes comerciales.
Sin registrar las transacciones monetarias, será difícil determinar dónde una empresa o persona ha gastado su dinero. La contabilidad se utiliza en situaciones personales y comerciales.
Durante la fase de registro, las transacciones deben clasificarse en categorías. Esto es para fines fiscales. En tributación existen diferentes categorías que pueden generar ahorros.
Para determinar cuánto se gastó en cada una de las categorías hay que clasificar los registros. Por ejemplo, en una empresa, los suministros de oficina se pueden deducir de los impuestos. Las comidas y el entretenimiento también se pueden utilizar como una deducción.
Después de la fase de registro y la fase de clasificación, se resumen las distintas categorías en una hoja lineal de información que es más fácil de leer. A partir de esto se puede descubrir cuánto se gastó, qué se guardó, qué se pagó, dónde y otra información.
La etapa de resumen facilita la interpretación de los datos. Uno tiene que ser capaz de interpretar los datos para averiguar qué puede cambiar, qué ha cambiado y hacia dónde se dirige financieramente la persona o empresa. A menudo, en la interpretación se pueden encontrar cosas como dónde se puede hacer un mejor presupuesto o dónde se necesita encontrar dinero para el próximo año.
Si lo mira desde un punto de vista comercial, es posible que se necesite equipo, por lo que la interpretación de los datos puede ayudar a encontrar el dinero extra para el equipo. También se puede utilizar como una fase para determinar la información de stock.
Las cuatro fases de la contabilidad son registrar, clasificar, resumir e interpretar. Algunas personas que trabajan en finanzas a menudo dicen que la comunicación, aunque no es oficialmente una de las fases contables, debe considerarse un paso importante. Esto significa que se debe observar una buena comunicación durante las cuatro fases del ciclo contable para ayudar a que las cosas funcionen de la mejor manera posible.
• La primera fase de la contabilidad es el registro, que también se puede llamar teneduría de libros. Durante esta fase, cualquier transacción financiera que haya tenido lugar durante el período financiero, cualquiera que sea el período de tiempo, debe registrarse cronológicamente de manera sistemática. El período contable puede ser mensual, trimestral o al final de cada año. También se deben utilizar los libros y las bases de datos correctos.
• La segunda fase de la contabilidad es la clasificación, lo que significa que todas las partidas y transacciones financieras deben clasificarse, organizarse y agruparse bajo ciertos nombres, categorías y cuentas según la naturaleza de la transacción, por ejemplo, gastos de viaje.
• La tercera frase es resumir significa que todos los datos deben resumirse al final. Es esencial que estos datos resumidos sean fáciles de entender para las personas que trabajan dentro del departamento de contabilidad y para las personas que no lo están, ya que estos archivos pueden ser leídos por personas de todos los departamentos de la empresa. También se pueden utilizar ayudas visuales como tablas y gráficos junto con los datos presentados.
• La etapa final de la contabilidad es la interpretación, que es donde las personas miran los datos que han sido registrados, clasificados y resumidos e interpretan esos datos. Al hacer esto, las personas que examinan los datos podrán tomar decisiones informadas sobre el estado financiero de una empresa. Estos datos también se utilizarán para elaborar planes financieros futuros para la empresa.