Shaniya
Una carta de respuesta es aquella que se escribe en respuesta a una carta de consulta. Las cartas de consulta y sus respuestas suelen ser cartas comerciales escritas. Son muy importantes. Si una consulta se maneja adecuadamente, brinda, a través de una respuesta, información comercial valiosa. Puede ayudar a ahorrar dinero y generar ganancias. Si una respuesta a una consulta se redacta de manera efectiva, puede generar buena voluntad y aumentar las ventas. Cada carta de consulta debe manejarse de manera cortés, se proporcione o no la información solicitada. La información exacta, si está disponible, debe ser breve pero completa.
Cuando se recibe un pedido, se debe hacer un reconocimiento de su aceptación o confirmación de inmediato. Esta es una señal de cortesía y buenos negocios. En la práctica, sin embargo, generalmente no se realiza ningún reconocimiento cuando el pedido también tiene el propósito de confirmación.
El acuse de recibo de los pedidos de nuevos clientes y clientes habituales debe redactarse de forma diferente. En el caso de un nuevo cliente, lo más apropiado es una carta personal, dándole la bienvenida a la lista de clientes satisfechos. En este caso de cliente habitual, sin embargo, se puede utilizar una carta formal. Pero cuando el pedido es de un tamaño inusual, una carta formal se considera inadecuada. Luego se debe escribir una carta personal "agradeciendo al cliente por su negocio y felicitándolo por su éxito en el manejo de la mercadería de la empresa vendedora".