Santina
Un sistema de información eficaz proporciona al usuario información oportuna, precisa y relevante. Esta información se almacena en archivos de computadora cuando los archivos se organizan y mantienen correctamente, los usuarios pueden acceder fácilmente y recuperar la información que necesitan. Puede apreciar la importancia de la administración de archivos si alguna vez ha escrito un trabajo final con tarjetas de índice, sin importar cuán eficiente sea su dispositivo de almacenamiento, una caja de metal o una banda de goma.
Si organiza las tarjetas al azar, su trabajo final tendrá una organización pequeña o nula. Con el tiempo suficiente, podría poner las tarjetas en orden, pero su sistema sería más eficiente si configurara su esquema organizativo desde el principio. Si su esquema es lo suficientemente flexible y está bien documentado, puede ampliarlo para tener en cuenta los cambios en su punto de vista mientras escribe su artículo.
La misma necesidad de organización de archivos se aplica a los formularios. Los archivos bien administrados y cuidadosamente organizados facilitan la obtención de datos para las decisiones comerciales, mientras que los archivos mal administrados generan caos en el procesamiento de la información, costos elevados, rendimiento deficiente y poca o ninguna flexibilidad, a pesar del usuario de hardware y software excelentes. Muchas organizaciones tienen sistemas de información ineficientes debido a una mala gestión de archivos. Los archivos de organización de datos en una tradición existen en la base de datos.