Cualquier carta debe ser concisa, clara y apropiadamente educada, además de mostrar conocimiento de las necesidades o requisitos de la persona o empresa.
Comience la carta con su dirección de contacto (postal y correo electrónico) en el lado derecho, seguida de la fecha en la que está escribiendo la carta (que debe escribirse en su totalidad, por ejemplo, '15 de mayo de 2011' en lugar de '15 / 05/11 ').
Si es posible, trate de averiguar el nombre de la persona a la que le está escribiendo: Usar su nombre en lugar de escribir 'Estimado señor / señora' o 'A quién le pueda interesar' demuestra que realmente se preocupa por la causa a la que desea donar su tiempo o servicio.
La primera línea de su carta debe indicar por qué le está escribiendo a la persona o empresa; Diga con precisión qué servicio está ofreciendo para donar y por qué le gustaría ofrecerlo. Este también sería un buen momento para mencionar cómo se enteró de la persona o empresa, cómo sabe que necesita este servicio y qué puede ofrecer personalmente al donar este servicio.
Luego puede usar el resto de la carta para ampliar sus credenciales (¿por qué está calificado para ofrecer este servicio?) Y experiencia (si ha donado un servicio similar antes, puede hablar sobre lo que logró como resultado de esto y lo que la persona o empresa a la que donó el servicio pudo obtener de él). Si corresponde, también puede incluir su disponibilidad y otros datos de contacto, como un número de teléfono.
Por último, antes de firmar con "Atentamente" (si no sabe el nombre de la persona) o "Atentamente" (si lo sabe), puede incluir una línea de cierre que suene cooperativa, tranquilizadora, profesional, y confiado, como "No dude en ponerse en contacto conmigo si necesita más información" o "Saludos cordiales".