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Una carta recordatoria de citas puede ahorrarle dinero a las empresas al reducir la cantidad de citas a las que las personas no asisten. Las personas a menudo olvidan sus citas, dejando a los profesionales sin clientes ni ingresos. Redactar una carta rápida que pueda personalizar fácilmente para diferentes clientes es una forma sencilla de reducir la cantidad de citas fallidas y cancelaciones de última hora.
A menudo vale la pena redactar un recordatorio cortés para enviarlo a los clientes, aunque a algunas personas les resulta incómodo escribir una carta antes de que alguien no se presente a una reunión, ya que temen que pueda mostrar una falta de fe en el cliente. Hay varias cosas que puede hacer para facilitar un poco el proceso.
Junto con las cosas obvias, como el uso de material de oficina e incluir una dirección actual en la esquina de la página, así como el número de teléfono y un número de móvil, la redacción es muy importante. Recordarle al cliente por qué se ha organizado la reunión siempre es un muy buen comienzo, ya que parece ser una respuesta estándar sin acusarlo de no tener la intención de presentarse.
También puede mencionar cualquier política que tenga su empresa con respecto a la cancelación de reuniones, por ejemplo, una llamada telefónica al menos 24 horas antes de la cita. El tiempo también es importante, ya que si el cliente se ha olvidado de la reunión, es posible que necesite reorganizar algunas cosas para hacer el tiempo original. Envíe la carta entre una y dos semanas antes de la cita programada para que, si las cosas han cambiado, usted y su personal tengan suficiente aviso. Esto también le da tiempo al cliente para avisarle si no asistirá.