Ein Übergabebericht wird von einem Geschäftsinhaber oder Mitarbeiter in einer bestimmten Position verfasst, um seinen Nachfolger über die vorherigen Ereignisse zu informieren und um sicherzustellen, dass der Übergang nahtlos und reibungslos verläuft.
Im Rahmen einer kleinen Hotellerie muss ein Übergabeprotokoll genaue Angaben zum Tagesgeschäft des Betriebes enthalten, damit die Ersatzbesetzungen ihre Aufgaben am besten wahrnehmen können. Die beste Vorgehensweise wäre wahrscheinlich, dass jeder Mitarbeiter einen eigenen Übergabebericht für seinen Nachfolger erstellt, da dies den Betrieb des Unternehmens in überschaubare Teile zerlegt.
Wenn Sie einen Übergabebericht erstellen, möchten Sie möglicherweise die folgenden Schritte ausführen:
- Erstellen Sie eine Liste mit all den Dingen, von denen Sie glauben, dass Ihr Nachfolger wissen muss
Was sind Ihre täglichen Aufgaben? Was machst du jede Woche, jeden Monat, jedes Jahr usw.? Was ist Ihre Befehlskette in Ihrer Position? Welche Passwörter müssen Sie kennen und welche Schlüssel haben Sie in Ihrem Besitz und verwenden sie regelmäßig im Rahmen Ihrer Arbeit? Gibt es wichtige Termine in Ihrem Kalender?
- Priorisieren Sie diese Informationen und organisieren Sie sie in geeigneter und leicht verständlicher Weise.
Heben Sie alle laufenden Projekte hervor und schaffen Sie ein klares Gefühl für den Zeitrahmen, der damit verbunden ist. Beginnen Sie mit den wichtigsten langfristigen Projekten und Aufgaben und wechseln Sie zu weniger wichtigen und kurzfristigeren Aufgaben.
- Stellen Sie auftragsspezifische Dokumente und Elemente klar zu und listen Sie sie auf
Geben Sie an, wo wichtige Dokumente, Schlüssel, Passwörter usw. zu finden sind.
- Skizzieren Sie die wichtigsten Ziele Ihrer Position und des Unternehmens als Ganzes
Dies sollte Ihrem Nachfolger einen Fokus auf seine Arbeit geben.