Übergabeformulare werden in einer Vielzahl von Berufen verwendet, um zukünftigen Mitarbeitern zu helfen, zu verstehen, was getan werden muss, um die Leistung in diesem Job aufrechtzuerhalten. Sie werden von ausscheidenden Mitarbeitern angefertigt und an die Mitarbeiter ausgehändigt, die ihre Schicht beginnen. Bei der Erstellung eines Übergabeformulars sind mehrere Schritte zu befolgen:
- Stellen Sie alle Informationen zusammen, die der Ersatz benötigt
Der Ersatzmitarbeiter muss so viel wie möglich über den neuen Job und dessen Inhalt wissen. Dazu gehören alle grundlegenden Informationen zu den zu erledigenden Aufgaben sowie alle zu beachtenden Termine und Daten, Schlüssel und Passwörter für den Zugang zu Computern und internen Systemen sowie eine Liste der Kontakte, mit denen sie kommunizieren werden .
- Organisieren Sie die Informationen angemessen
Idealerweise sollten Sie alle Informationen möglichst in chronologischer Reihenfolge zusammenstellen. Beginnen Sie mit allem, was Sie im Laufe Ihres Arbeitstages bereits erreicht haben, so verlieren Sie keine Zeit mit dem, was Sie bereits getan haben. Anschließend folgen alle ausstehenden Aufgaben, die der Mitarbeiter, der das Übergabeformular erhält, während seiner Schicht erledigen sollte.
- Fassen Sie klar zusammen, was zu tun ist
Geben Sie ganz klar an, was während der nächsten Mitarbeiterschicht zu erledigen ist. Stellen Sie sicher, dass alle sehr wichtigen Arbeiten, die erledigt werden müssen, im Formular kristallklar sind.
Verwenden Sie für die effizienteste Form eine effiziente Formatierung mit akzeptablen Schriftarten und Farben, und wenn Sie dies für richtig halten, möchten Sie vielleicht sogar Tabellen, Grafiken und Diagramme einfügen.