Computerbasierte Informationssysteme haben viele Vorteile, von denen die folgenden am bemerkenswertesten sind:
- Die überlegene Geschwindigkeit, mit der auf Daten zugegriffen werden kann
- Die zusätzliche Vertraulichkeit, die Techniken wie Verschlüsselung bieten
- Daten Redundanz
- Die Reduzierung des Platzbedarfs zum Speichern von Informationen.
Zugriffsgeschwindigkeiten
Ein computerbasiertes System kann Daten viel schneller sortieren, speichern und abrufen. Leistungsstarke Tools ermöglichen eine schnelle Datenabfrage, was das Auffinden von Personen anhand nicht-primärer Identifikatoren wie beispielsweise Adresse oder Telefonnummer erleichtert.
Vertraulichkeit
Dateien innerhalb eines computergestützten Informationssystems können passwortgeschützt und verschlüsselt werden, sodass nur autorisierte Benutzer auf die Daten zugreifen können. Manuelle Informationssysteme beruhen auf physischen Schlössern und Schlüsseln, um den Zugang zu kontrollieren.
In einem manuellen System ist es schwierig, diejenigen zu überwachen und zu prüfen, die Zugriff auf Daten haben. Es erlaubt auch nicht die Trennung von Privilegien, die ein Computersystem bereitstellen kann, indem es beispielsweise einigen Benutzern erlaubt, Daten sowohl zu lesen als auch zu schreiben, während andere daran gehindert werden, Änderungen vorzunehmen.
Audit Trail
Es ist fast unmöglich, Änderungen und Ergänzungen an einem manuellen System ohne noch mehr sperrigen Papierkram und Verwaltungsebenen zu verfolgen, um diese zusätzliche Aufzeichnung zu überwachen. Computersysteme können aufzeichnen, welcher Benutzer zu welchem Zeitpunkt auf welche Daten zugegriffen hat und welche Änderungen vorgenommen wurden.
Platzbedarf und Datenverfügbarkeit
Aktenschränke sind sperrig, und selbst ein bescheidenes System könnte leicht erweitert werden, um einen Raum zu füllen. Während Computersysteme Daten automatisch sortieren, müssen manuelle Systeme ständig gewartet werden, um ihre Integrität zu erhalten, da das System sonst sehr schnell zerfallen kann.
Außerdem sind in einem manuellen System Daten, die an einem Ort gespeichert sind, nirgendwo sofort sofort verfügbar. Um die Informationen anzufordern, muss ein Anruf beim Datenspeicher erfolgen, dann müssen die relevanten Dateien gefunden und eine gefaxte Kopie zurückgeschickt werden.
Redundanz
Computerdaten können einfach kopiert werden, und daher können Sicherungskopien erstellt werden. Ein manuelles System enthält nur eine Kopie jedes Datenelements, es sei denn, es wird eine teure Duplizierungsroutine durchgeführt.
Backups können auch außerhalb des Standorts aufbewahrt werden, um das Risiko zu mindern, dass die Zerstörung des Hauptdatenspeichers zu einem vollständigen Datenverlust führen könnte.