Was sollte die interne Kontrolle über die Barzahlung sein?

Bargeld kann als eine Form von liquiden Vermögenswerten eingestuft werden und ist leicht übertragbar und wird nicht vollständig durch einen eindeutigen Begriff identifiziert. Es ist eine gute Idee, intern strenge Kontrollen für die Bargeldabwicklung durchzuführen, da dies sowohl die Person, die das Geld erhält, als auch die Person, die das Geld bezahlt, schützt. Wie bei allen anderen bestehenden internen Verfahren ist es sehr wichtig, dass die Kontrollen schriftlich detailliert sind, damit jeder über die bestehenden Verfahren Bescheid weiß. 
Alle Barzahlungen sind nach Eingang des Geldes schriftlich zu kennzeichnen. Es ist wichtig, dass zwei Kopien der Quittung erstellt werden und eine davon an die Person ausgehändigt wird, die das Geld bezahlt, und die Person, die das Geld erhält, sollte die andere Kopie behalten. Zu den akzeptablen Formaten, die für Doppelbelege verwendet werden können, gehören Ausdrucke aus einer Registrierkasse, schriftliche Kopien und auch auf dem Computer erstellte Belege. Quittungen, die von Hand geschrieben oder am Computer erstellt werden, müssen den Wert des erhaltenen Bargelds, den Namen der Person, die es bezahlt, das Datum des Zahlungseingangs, den Zweck der Zahlung, die Kontonummer und den Namen auf dem Konto sowie die Person, die das Geld erhält.  
Bei Geldeingängen per Post ist eine Quittung zu erstellen und an die Person zu senden, die die Zahlung vorgenommen hat, und eine Kopie sollte vom Unternehmen aufbewahrt werden. Es ist ratsam, beim Öffnen der Post zwei Personen anwesend zu haben, da dies die Person, die sie bearbeitet, schützt. Wichtig ist, dass der Zugang zu Bargeld möglichst auf wenige oder besser nur eine Person beschränkt ist. Das bedeutet, dass sie für das Geld verantwortlich sind.

Wenn kein gut organisiertes internes Kontrollsystem in Betrieb ist, ist die Wahrscheinlichkeit einer Veruntreuung von Bargeld groß. Bei Barzahlungen gibt es verschiedene Vorschläge zur internen Prüfung. Scheckzahlungen, Ausstellung von Verrechnungsschecks, ungenutztes Scheckheft, ordnungsgemäße Autorisierung, Eintragung in das Kassenbuch, ordnungsgemäße Vereinbarung von Belegen usw. sind der Vorschlag zur internen Prüfung. Alle Zahlungen, mit Ausnahme von Kleingeld, sollten nach Möglichkeit per Scheck erfolgen. Schecks sollten vor dem Versand gekreuzt werden. Unbenutzte Scheckbücher sollten von einem verantwortlichen Beamten unter Kontrolle und Schlüssel aufbewahrt werden, damit sie nicht durch Fälschung der Unterschrift der Beamten verwendet werden können.

Bevor ein Scheck ausgestellt wird, sollte dieser zusammen mit dem Konto des Zahlungsempfängers einem verantwortlichen Beamten zur Unterschrift vorgelegt werden. Der Kassierer sollte Zahlungen besonderer Art nicht sanktionieren. Direktoren sollten dies tun. Die Erstellung der Lohnzettel sollte intern kontrolliert werden, um Betrug und Manipulation zu verhindern. Sobald die Zahlung erfolgt ist, sollte sie im Kassenbuch erfasst werden. Alle Zahlungsbelege sollten in der Reihenfolge ihres Vorkommens abgelegt und geordnet werden, um die spätere Prüfung durch die Wirtschaftsprüfer zu erleichtern.

Es werden verschiedene Maßnahmen ergriffen, um die interne Kontrolle über die Barmittel zu erhöhen. Das erste Element ist die Aufgabentrennung. Nach diesem Kontrollelement sollte keine Person Pflichten haben, die ihm helfen könnten, das Vermögen des Unternehmens zu veruntreuen. Zweitens sollte für die Übertragung von physischen Vermögenswerten eine ordnungsgemäße Genehmigung erforderlich sein. Drittens sollten Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter klar definiert und kommuniziert werden. Für alle getätigten Transaktionen ist eine Dokumentation erforderlich. Unternehmen müssen über Richtlinien verfügen, um Bargeld zu sichern, und ein Bankabgleich ist sehr notwendig. Um die interne Kontrolle über die liquiden Mittel eines Unternehmens zu bestimmen, sollten außerdem Kennzahlen wie Liquiditätsquote, Solvabilitätsquote und Working Capital berechnet werden.

Ein systematisches Buchhaltungssystem mit Überwachung aller Bargeldtransaktionen, wie Ein- und Ausgangsbuchungen, Authentifizierungen und Genehmigungsebenen.