Eine große Anzahl großer Organisationen weltweit hat computergestützte Datenbanken den papierbasierten Systemen vorgezogen. Dies legt nahe, dass die Vorteile der computergestützten Datenbanken zahlreich und die Vorteile beträchtlich sind.
Zu den spezifischen Vorteilen zählen:
- Überlegene Datenspeicherkapazität
- Schnellerer Datenabruf, insbesondere bei der Suche nach sekundären Feldern wie Adresse
- Die Datenanalyse ist viel schneller – Berichte können automatisch generiert werden
- Das Sortieren von Daten nach bestimmten Parametern (zB Geburtsdatum) geht viel schneller
- Das Ändern von Daten ist viel einfacher - keine Korrekturflüssigkeit oder das Umschreiben von Karteikarten erforderlich
- Bei richtiger Konfiguration ist das Risiko von Datenverlusten geringer - was zu einem Ende von falsch abgelegten Karten führt
- Einfacher zu verwaltende Sicherheit – computergestützte Datenbanken können problemlos eine Vielzahl von Zugriffsberechtigungen für verschiedene Benutzer verwenden
- Datenredundanz – es ist einfach, im Notfall mehr als eine Kopie der Daten zu behalten
Beachten Sie jedoch, dass manuelle Datenbanken auch ihre Vorteile haben:
- Sie brauchen keinen Strom
- Ein manuelles System wird keinen katastrophalen Ausfall erleiden - Sie können einige Datensätze verlieren, aber der Rest des Systems funktioniert noch.
- Sie benötigen keine spezielle technische Unterstützung für die Einrichtung und Wartung
- Sie sind in der Regel leichter erlernbar - und sind in der Regel einfach alphabetisch sortiert
- Angenommen, Ihr Speicherort ist sicher, dann wissen Sie, dass Ihre Daten auch sicher sind – denn es gibt keine Möglichkeit für einen externen Zugriff auf diese Daten. Computersysteme können von außen kompromittiert werden – zum Beispiel durch Hacker.
- Manchmal müssen Papierkopien aus dem einen oder anderen Grund aufbewahrt werden, vielleicht weil es Diagramme oder Zeichnungen gibt. Zunehmend sehen wir jedoch auch eine Computerisierung dieser Aufzeichnungen, da sich die Scantechnologie und professionelle Softwaretools verbessern.