Grob gesagt gibt es vier Schritte oder Phasen, die im Rechnungswesen ablaufen. Diese sind:
• Identifizierung und Aufzeichnung
• Sortierung und Klassifizierung
• Zusammenfassung und Präsentation
• Interpretation
In der ersten Phase benötigt der Buchhalter Zugang zu allen Finanzunterlagen und Unterlagen des Unternehmens oder der Einzelperson. Dies können Quittungen, Rechnungen und Gutscheine sein. Aus diesen Artikeln kann der Buchhalter ein Protokoll erstellen, das jede Finanztransaktion des Unternehmens oder der Einzelperson enthält.
Aus diesem Protokoll kann der Buchhalter eine Vorstellung davon bekommen, wie viel Geld ausgegeben und verdient wird. Ein Buchhalter ist nicht berechtigt, Transaktionen zu erstellen und zu protokollieren, die nicht stattgefunden haben. Außerdem sollte ein Buchhalter das Löschen von Datensätzen aus dem Protokoll nicht auslassen. Stattdessen sollten sie Änderungen an den Datensätzen im Protokoll vornehmen, zusammen mit dem Grund, warum die Änderung erforderlich war.
Im zweiten Schritt müssen alle Transaktionen im Protokoll sortiert und in verschiedene Gruppen eingeordnet werden. Zunächst muss der Buchhalter, wie oben erwähnt, feststellen, ob jede Transaktion Einnahmen oder Ausgaben darstellt.
Nachdem dies identifiziert wurde, muss das Konto die Transaktion mit dem entsprechenden Feld innerhalb des Unternehmens oder des Lebens der Person verknüpfen. Innerhalb der Ausgabenkategorie können Sie beispielsweise Gruppen für Ausgaben wie Reise, Marketing und Produktion haben.
In der dritten Stufe muss der Buchhalter eine Zusammenfassung der gefundenen Zahlen und deren Ermittlung mitteilen. Computersoftware kann verwendet werden, um Texte wie Grafiken, Diagramme, Tabellenkalkulationen und Rechnungen zu erstellen und die Informationen in einem schriftlichen Artikel klar darzustellen.
Die letzte Phase erfordert, dass das Konto eng mit dem Unternehmen oder der Einzelperson zusammenarbeitet, um es effizienter zu machen und seinen Gewinn zu steigern. Beispielsweise kann es bestimmte Ausgabenbereiche geben, die nach Ansicht des Kontos zu hoch sind und reduziert werden müssen. Anschließend erarbeiten sie gemeinsam mit dem Unternehmen oder der Einzelperson Methoden und Prozesse, um diese Ausgabenbereiche zu reduzieren.
Die vier Phasen der Rechnungslegung sind wie folgt:
Die Aufzeichnung ist die erste Phase der Buchhaltung, in der alle monetären Informationen aufgezeichnet werden, um eine Aufzeichnung zu erstellen, die für verschiedene Zwecke verwendet werden kann. Buchhaltungsunterlagen werden für Steuern, Budgetierung, Berichterstattung und Geschäftspläne verwendet.
Ohne die Aufzeichnung der Geldtransaktionen ist es schwierig festzustellen, wo ein Unternehmen oder eine Person ihr Geld ausgegeben hat. Buchhaltung wird in persönlichen und geschäftlichen Situationen verwendet.
Während der Erfassungsphase müssen Transaktionen in Kategorien eingeteilt werden. Dies dient steuerlichen Zwecken. Bei der Besteuerung gibt es verschiedene Kategorien, die Einsparungen ermöglichen können.
Um zu bestimmen, wie viel man in jeder der Kategorien ausgegeben hat, muss man die Datensätze klassifizieren. In einem Unternehmen können beispielsweise Büromaterialien von den Steuern abgezogen werden. Essen und Unterhaltung können auch als Abzug verwendet werden.
Nach der Erfassungsphase und der Klassifikationsphase erfolgt die Zusammenfassung der verschiedenen Kategorien zu einem besser lesbaren linearen Informationsblatt. Daraus kann man entnehmen, wie viel ausgegeben wurde, was einbehalten wurde, was wo ausgezahlt wurde und andere Informationen.
Die zusammenfassende Phase erleichtert die Interpretation der Daten erheblich. Man muss in der Lage sein, die Daten zu interpretieren, um herauszufinden, was sich ändern könnte, was sich geändert hat und wohin die Person oder das Unternehmen finanziell geht. Oft finden sich in der Interpretation Dinge wie, wo man besser budgetieren kann oder wo man Geld für das nächste Jahr auftreiben muss.
Wenn Sie es aus geschäftlicher Sicht betrachten, kann es sein, dass Geräte benötigt werden, sodass die Interpretation der Daten helfen kann, das zusätzliche Geld für die Geräte zu finden. Sie kann auch als Phase zur Ermittlung von Bestandsinformationen verwendet werden.
Die vier Phasen der Rechnungslegung sind Erfassen, Klassifizieren, Zusammenfassen und Interpretieren. Einige Leute, die im Finanzwesen arbeiten, sagen oft, dass die Kommunikation, obwohl sie offiziell nicht zu den Buchhaltungsphasen gehört, dennoch als wichtiger Schritt angesehen werden sollte. Das bedeutet, dass in allen vier Phasen des Abrechnungszyklus auf eine gute Kommunikation geachtet werden muss, um einen möglichst reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
• Die erste Phase der Buchhaltung ist die Erfassung, die auch als Buchhaltung bezeichnet werden kann. Während dieser Phase müssen alle Finanztransaktionen, die während der Rechnungsperiode stattgefunden haben, unabhängig von ihrem Zeitrahmen, systematisch chronologisch erfasst werden. Der Abrechnungszeitraum kann entweder monatlich, vierteljährlich oder zum Jahresende erfolgen. Außerdem müssen die richtigen Bücher und Datenbanken verwendet werden.
• Die zweite Phase der Rechnungslegung ist die Klassifizierung, dh alle Finanzposten und Transaktionen müssen je nach Art der Transaktion, zB Reisekosten, nach bestimmten Namen, Kategorien und Konten sortiert, organisiert und gruppiert werden.
• Der dritte Satz ist zusammenfassend bedeutet, dass alle Daten am Ende zusammengefasst werden müssen. Es ist wichtig, dass diese zusammengefassten Daten für Personen, die in der Buchhaltung arbeiten, und für Personen, die es nicht sind, leicht verständlich sind, da diese Dateien von Personen aus allen Abteilungen des Unternehmens gelesen werden können. Neben den dargestellten Daten können auch visuelle Hilfsmittel wie Diagramme und Grafiken verwendet werden.
• Die letzte Stufe der Rechnungslegung ist die Interpretation, bei der die Personen die erfassten, klassifizierten und zusammengefassten Daten betrachten und diese Daten interpretieren. Auf diese Weise können die Personen, die die Daten untersuchen, fundierte Entscheidungen über die finanzielle Situation eines Unternehmens treffen. Diese Daten werden auch verwendet, um zukünftige Finanzpläne für das Unternehmen zu erstellen.