Yoshiko
Journal hat folgende Eigenschaften:
a) Journal ist der erste erfolgreiche Schritt des Double Entry Systems. Eine Transaktion wird zunächst im Journal erfasst. Journal wird also das Buch des Originaleintrags genannt.
b) Eine Transaktion wird am selben Tag erfasst, an dem sie stattfindet. Journal wird daher auch als Tagesbuch bezeichnet.
c) Transaktionen werden chronologisch erfasst. Journal heißt also Chronologisches Buch.
d) Für jede Transaktion werden die Namen der beiden betroffenen Konten, die belastet und gutgeschrieben werden, in zwei aufeinanderfolgenden Zeilen deutlich geschrieben. Dies erleichtert die Buchführung. Aus diesem Grund wird Journal "Assistant to Ledger" genannt.
e) Unter jedem Eintrag steht ein Kommentar.
f) Der Betrag wird in die letzten beiden Spalten geschrieben, der Sollbetrag in die Spalte Soll und der Habenbetrag in die Spalte Haben.
Das sind die Vorteile von Journal:
a) Jede Transaktion wird erfasst, sobald sie stattfindet. Es besteht also keine Möglichkeit, dass eine Transaktion aus den Kontenbüchern ausgelassen wird.
b) Da die Transaktionen im Journal chronologisch mit Erzählung aufgezeichnet werden. es lässt sich leicht feststellen, wann und warum eine Transaktion stattgefunden hat.
c) Für jede einzelne Transaktion, welches der beiden betroffenen Konten belastet und welches Konto gutgeschrieben wird, ist im Journal deutlich zu vermerken. Es besteht also keine Möglichkeit, beim Schreiben des Ledgers einen Fehler zu begehen.
d) Da alle Details der Transaktionen im Journal aufgezeichnet werden, ist es nicht erforderlich, sie im Ledger zu wiederholen. Als Ergebnis wird Ledger aufgeräumt und kurz gehalten.
e) Journal zeigt die gesamte Transaktionsgeschichte in einem Eintrag.
f) Jeder Fehler im Hauptbuch kann mit Hilfe von Journal leicht erkannt werden.
Keven
Durch die Unterteilung dürfen die Bücher nicht sperrig werden und somit auch problemlos zu handhaben. Die Buchhaltungsarbeit wird auf eine große Zahl von Mitarbeitern aufgeteilt. So wird ordentlich und zügig gearbeitet und keine Arbeit bleibt im Rückstand. Jeder Mitarbeiter kann für von ihm begangene Fehler haftbar gemacht werden. Dies dient der Vorsicht und Fürsorge für die Mitarbeiter.
Durch die Arbeitsteilung steigt die Effizienz der Mitarbeiter. Durch die Führung des Buches in der Obhut verschiedener Mitarbeiter wird die Gefahr von Betrug und Verfälschung minimiert der Transaktionen ist sehr gering. Aber in großen Unternehmen ist die Anzahl der Transaktionen zahlreich, nur ein Journal und ein Ledger reichen nicht aus.
Das wird viele Unannehmlichkeiten verursachen, wenn wir in einem großen Unternehmen nur eine Zeitschrift haben, es ist für einen Buchhalter nicht möglich, alle Transaktionen rechtzeitig zu erfassen. Andererseits wird es nicht möglich sein, dass mehrere Personen gleichzeitig dasselbe Journal verwenden, so dass die Buchhaltungsarbeiten in Verzug geraten.
So wird in einem großen Unternehmenskonzern eine Zeitschrift in Teile zerlegt, so dass mehrere Sachbearbeiter gleichzeitig arbeiten können. Dies wird als "Unterteilung der Zeitschrift" bezeichnet.