Jedes Unternehmen, egal ob es Produkte herstellt und verkauft oder eine Dienstleistung erbringt, benötigt Ressourcen, um seine Geschäfte effektiv zu führen. Der Ausgabenzyklus (EC) ist ein Prozess oder vielmehr eine Abfolge verwandter Prozesse, die sich auf den Erwerb bestimmter Anlagegüter, hergestellter Komponenten oder Rohstoffe und den Einsatz von Arbeitskräften oder Arbeitskräften beziehen, die erforderlich sind, um das Endziel zu erreichen, nämlich das fertige Produkt verkaufen.
- Grundlegende Beschreibung
Der EC kann daher als eine Abfolge von Ereignissen beschrieben werden, die von der Entscheidung, dass etwas benötigt wird, bis zur endgültigen Bezahlung des benötigten Artikels führt. Diese Reihenfolge variiert zwischen Unternehmen, je nach Komplexität und Größe einer bestimmten Organisation. In den meisten größeren Unternehmen besteht die EC aus einem festgelegten Protokoll, das eine Reihe spezifischer Schritte umfasst. Eine grundlegende Übersicht über diese Schritte wird unten gegeben.
Der erste Schritt ist die Bestellanforderung. Dies ist ein Dokument, das von jeder Abteilung ausgefüllt wird, wenn bestimmte Artikel benötigt werden. Anschließend wird es zur Genehmigung an die Einkaufsabteilung (PD) weitergeleitet.
Nachdem das PD die Bestellanforderung genehmigt hat, wird eine Bestellung erstellt. Kopien dieser Bestellung werden an den jeweiligen Lieferanten, die Warenannahmestelle und die Buchhaltung (AD) verteilt.
Bei der Zustellung erstellt der Wareneingang einen Zustellbericht und leitet eine Kopie davon an das AD weiter. Das AD vergleicht dann die Bestellung, den Lieferbericht und die vom Lieferanten erhaltene Rechnung. Stimmen alle Beträge überein, wird eine Verbindlichkeit erfasst, der Bestand angepasst und die Rechnung genehmigt.
Alle Dokumente werden dann in einem sogenannten Gutscheinpaket an das Treasury geschickt. Der Treasury erstellt und unterschreibt dann einen Scheck, markiert alle Dokumente als bezahlt und schickt sie an das AD zurück.