Shaniya
Ein Antwortschreiben ist ein Schreiben, das als Antwort auf ein Anfrageschreiben verfasst wird. Bei den Anfrageschreiben und deren Antworten handelt es sich in der Regel um Geschäftsbriefe. Sie sind sehr wichtig. Wenn eine Anfrage richtig bearbeitet wird, bringt sie durch eine Antwort wertvolle Geschäftsinformationen. Es kann helfen, Geld zu sparen und Gewinne zu erzielen. Wenn eine Antwort auf eine Anfrage effektiv verfasst ist, kann sie Goodwill aufbauen und den Umsatz steigern. Jedes Anfrageschreiben sollte höflich behandelt werden, ob die angeforderten Informationen bereitgestellt werden oder nicht. Die genauen Angaben sollten, sofern vorhanden, kurz, aber vollständig gemacht werden.
Bei Eingang einer Bestellung sollte unverzüglich eine Annahme- oder Bestätigungsbestätigung erfolgen. Dies ist ein Zeichen der Höflichkeit sowie des guten Geschäftsverkehrs. In der Praxis erfolgt jedoch in der Regel keine Bestätigung, wenn die Bestellung auch der Bestätigung dient.
Auftragsbestätigungen von Neukunden und Stammkunden sollten unterschiedlich gestaltet sein. Bei einem Neukunden ist ein persönlicher Brief am besten geeignet, ihn in die Liste der zufriedenen Kunden aufzunehmen. In diesem Fall eines Stammkunden kann jedoch ein formelles Schreiben verwendet werden. Aber wenn die Bestellung ungewöhnlich groß ist, wird ein formelles Schreiben als unzureichend erachtet. Dann sollte ein persönlicher Brief geschrieben werden, "dem Kunden für sein Geschäft zu danken und ihm zu seinem so erfolgreichen Umgang mit den Waren der verkaufenden Firma zu gratulieren".