Ein Geschäftsbrief mit der Bitte um ein Treffen ist in der Regel recht formell und sollte alle erforderlichen Informationen enthalten, damit die angefragte Person an der Besprechung teilnehmen kann, ohne dass sie Sie kontaktieren muss, um weitere Informationen zu erhalten.
Dieses Schreiben sollte natürlich alle grundlegenden Informationen enthalten, aber auch zusätzliche Notizen zum Meeting oder alles, was die Teilnehmer vor der Teilnahme an dem Meeting wissen müssen.
Einige wichtige Punkte, die Sie einbeziehen sollten, sind;
- Wo und wann das Treffen stattfindet. Dies sollte auch Notizen darüber enthalten, wie Sie zum Meeting kommen, wenn Sie der Meinung sind, dass der Ort nicht allen Eingeladenen bekannt ist.
- Wer ist eingeladen, dabei zu sein. Wenn jemand der Meinung ist, dass jemand anders vermisst wird oder jemand anders eine der geplanten Angelegenheiten besser besprechen sollte, kann er die Einladung weiterleiten oder dem Organisator mitteilen, dass auch eine andere Person eingeladen werden soll.
- Liegt ein Hauptanlass für das Treffen vor, sollte dieser vor dem Tagesablauf hervorgehoben und erläutert werden.
- Ein Zeitplan; welche Punkte Sie diskutieren werden und in welcher Reihenfolge. Auf diese Weise wissen alle Teilnehmer, die das Gefühl haben, mehr über ein Thema zu erfahren oder einen Vorschlag für ein beliebiges Thema auf dem Zeitplan zu schreiben, im Voraus Bescheid und können sich auf das Treffen vorbereiten.
- Alle Gegenstände, die die Teilnehmer mitbringen müssen. Dabei kann es sich um Notizen aus früheren Treffen oder um Recherchen zum Thema des Treffens handeln. Dies kann für das Thema des Treffens wichtig sein und Sie sollten es in dem Schreiben darlegen.
Wenn es ein langes Meeting ist oder wahrscheinlich eine Weile andauern wird. Sie sollten den Teilnehmern mitteilen, ob sie Essen und Erfrischungen mitbringen müssen oder ob diese bereitgestellt werden.